Utiliser les variables dynamiques dans vos communications patients

Ce guide vous explique comment insérer des variables dynamiques dans vos messages automatisés pour gagner du temps, limiter les erreurs et centraliser la gestion des informations de votre établissement.

Lorsque vous envoyez des dizaines, voire des centaines de communications (SMS, emails, notifications), il est fastidieux de modifier manuellement chaque message si une information change (adresse, numéro de téléphone, lien, etc.).

Avec les variables dynamiques, ces informations sont automatiquement remplacées à l’envoi par les données que vous avez définies dans votre espace de gestion.

1. Prenez un message existant.

2. Cliquez sur Modifier.

3. Remplacez les données fixes par des variables dynamiques :

   • {{nom_du_cabinet}} → sera remplacé par le nom renseigné dans vos paramètres

   • {{adresse}} → sera remplacée par votre adresse

   • {{telephone}} → remplacé automatiquement aussi

Dans votre interface :

1. Allez en bas à gauche dans Paramètres > Variables dynamiques

2. Renseignez :

   • Le nom de l’établissement

   • L’adresse

   • Le numéro de téléphone

   • Le site internet

   • Le lien vers la prise de rendez-vous en ligne

Toutes ces valeurs seront utilisées chaque fois qu’une variable correspondante est insérée dans un message.

Lorsque vous êtes connecté à votre logiciel métier (ex. Octolib), certaines informations patient sont automatiquement accessibles :

• {{nom_complet_patient}}

• {{date_rendez_vous}}

• etc.

Elles seront automatiquement remplies si ces données sont disponibles.

Par exemple :

Bonjour {{nom_complet_patient}}, nous vous attendons le {{date_rendez_vous}}...

Si les données ne sont pas disponibles (ex. pas de nom), la variable ne sera pas affichée ou restera vide. Pensez donc à prévoir une version lisible même en l’absence d’information.

• Les variables vous évitent de modifier vos messages un par un.

• Elles centralisent les informations et réduisent les erreurs humaines.

• Elles peuvent concerner soit votre établissement, soit les patients.

• Vérifiez que toutes les variables sont bien renseignées dans vos paramètres.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou besoin d’accompagnement.