📖 Comprendre le module de confirmation de rendez-vous

Le module de confirmation de rendez-vous de Lisaia permet d'envoyer automatiquement un message à vos patients avant leur rendez-vous pour leur demander de confirmer leur présence. Vous disposez ensuite d'un tableau de bord centralisé pour suivre en temps réel le statut de chaque rendez-vous et agir en priorité sur les cas qui le nécessitent.

Avant son rendez-vous, le patient reçoit un message personnalisé de votre cabinet. Ce message lui propose deux actions :

• Confirmer son rendez-vous en cliquant sur un bouton dédié

• Demander une modification s'il ne peut pas se présenter à l'heure prévue

La réponse du patient est enregistrée automatiquement dans Lisaia et mise à jour en temps réel dans votre tableau de bord.

Le message envoyé au patient est une communication Lisaia à part entière — vous avez une liberté totale sur son contenu, son ton et son design. Vous pouvez y intégrer :

• Les variables dynamiques habituelles (prénom du patient, date et heure du rendez-vous, nom du praticien, motif de consultation...)

• Le design aux couleurs de votre cabinet

• Un texte adapté à votre spécialité et à votre relation patient

Le message personnalisé avec le prénom du patient et signé par le praticien obtient de meilleurs taux de confirmation qu'un message générique.

Lisaia dispose d'un tableau de bord dédié au module de confirmation. Chaque rendez-vous y apparaît avec toutes les informations du patient et du rendez-vous associées, et est classé selon trois statuts :

Dans un cabinet avec plusieurs praticiens ou plusieurs types d'actes, le tableau de bord peut rapidement devenir chargé. Vous pouvez filtrer l'affichage selon :

• Le praticien : pour que chaque membre de l'équipe ne voit que ses propres rendez-vous

• Le motif de rendez-vous : pour isoler un type d'acte spécifique

Certains rendez-vous méritent une attention particulière : un acte long, coûteux ou difficile à repourvoir en cas de no-show. Pour ces rendez-vous, Lisaia vous permet de créer des tâches.

Une tâche vous signale qu'il faut prendre la main manuellement sur ce rendez-vous — par exemple appeler le patient s'il n'a pas confirmé, ou le recontacter rapidement s'il a demandé une modification.

Cas d'usage typiques :

• Chirurgie ou acte sous anesthésie

• Rendez-vous de longue durée (implant, bilan complet...)

• Premier rendez-vous d'un nouveau patient

• Tout rendez-vous pour lequel une absence non prévenue aurait un impact fort sur l'organisation du cabinet

Les tâches sont particulièrement utiles dans les cabinets où l'équipe de secrétariat gère proactivement les rendez-vous stratégiques, en complément des confirmations automatiques.

Réduire les no-shows : un patient qui a confirmé son rendez-vous est bien moins susceptible de ne pas se présenter.

Anticiper les annulations : les demandes de modification sont visibles immédiatement, ce qui vous laisse le temps de repourvoir le créneau.

Gagner du temps au secrétariat : plus besoin d'appeler chaque patient pour confirmer manuellement. L'équipe se concentre sur les cas qui nécessitent vraiment une intervention humaine.

Prioriser les actions : grâce aux tâches et aux filtres, votre équipe sait exactement sur quels rendez-vous agir en premier.

• Configurer une séquence de confirmation de rendez-vous

• Paramétrer le délai d'envoi des rappels avant le rendez-vous

• Gérer les réponses patients depuis le tableau de bord

• Différence entre careflow, campagne ponctuelle et rappel automatique