Un careflow est une séquence automatisée d'emails ou d'autres types de communications déclenchées par un événement spécifique.
Concept de Careflow
Un careflow peut être déclenché par un événement tel que l'inscription d'un patient sur une liste spécifique, la création d'un rendez-vous, ou peut être activé manuellement. Ces déclencheurs permettent de lancer automatiquement des communications adaptées à des situations précises. Le patient peut également être automatiquement retiré du careflow si les conditions ou les filtres ne sont plus remplis. Par exemple, si le statut du rendez-vous passe à « Annulé », le patient ne sera plus contacté.
Préparation des Communications
Avant de créer un careflow, assurez-vous que vos communications sont prêtes. Les communications se trouvent dans "Mes ressources" et peuvent être créées ou importées depuis la bibliothèque.
Ces messages peuvent inclure des liens vers des documents, des pages web ou des questionnaires. Les réponses aux questionnaires seront centralisées sur la plateforme et peuvent remonter dans le logiciel métier pour certain. La création des communications, des documents et des questionnaires font l'objet de tutoriels spécifiques.
Création d'un Exemple de Careflow
Pour illustrer la création d'un careflow, on va prendre un exemple du dentaire et créer ensemble un careflow d"Engagement des urgences". Ce careflow, destiné à qualifier les demandes de rendez-vous d'urgence via un questionnaire médical, est déclenché à la création du rendez-vous.
Pour cela, il faut aller dans 'careflow' sur la barre latérale à gauche, puis cliquer sur 'Ajouter un careflow', renseigner le nom du careflow et sa description, en veillant à être le plus précis possible.
Il faut définir les étapes et la temporalité en cliquant sur 'Ajouter une étape'. Ici, une première communication sera envoyée à la création du rdv incluant un questionnaire de qualification, puis une deuxième communication incluant des informations pratiques d'accès au cabinet 2 heures avant le rendez-vous, puis une troisième communication incluant le suivi post urgence 3 jours après le rdv.
Il est aussi possible d'importer directement un careflow depuis la bibliothèque. Un careflow importé contient les communications, les liens, documents ou questionnaires associés, ainsi que les délais entre les différentes étapes. Il ne vous restera plus qu'à sélectionner votre déclencheur.
Configuration des Déclencheurs
Le careflow peut être défini pour réagir à différents types de déclencheurs :
Un rendez-vous spécifiques,
Une action manuelle
Une inscription dans une liste de patients.
Pour notre exemple de careflow, nous allons configurer un déclencheur basé sur le rendez-vous.
Filtres et Conditions
Vous pouvez configurer des filtres pour préciser quels patients sont affectés par le careflow, comme filtrer par le type de rendez-vous, le statut du patient (par exemple, seulement ceux vus en consultation), et même par jour de la semaine.
Enregistrement et Activation
Une fois que vous avez testé vos communications, que vous êtres certains de vos différentes étapes et des délais entre chacune, et enfin, que vos filtres sont bons, vous pouvez activer votre déclencheur en cliquant sur modifier, puis "Statut = actif".
Conclusion
Voilà comment vous pouvez configurer et gérer un Careflow dans Lisaia pour automatiser et optimiser la communication avec vos patients.
Si vous avez des questions ou besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.